A implantação do ERP complica a gestão de confecção?

A implantação do ERP complica a gestão de confecção?

Fase de implantação é fase de transição. Será que os desafios desta etapa é motivo para desistir?

Estamos em uma época em que a tecnologia é a única saída para a garantir a eficiência e uma das maneiras de qualificar o trabalho das empresas é fazendo uso dos ERPs (sigla para Enterprise Resource Planning — em tradução literal, planejamento dos recursos da empresa), que são softwares responsáveis por integrar todos os dados e processos de uma empresa em um sistema só.

Um software como esse é a melhor opção para automatização de processos burocráticos, cumprimento de regras fiscais e ganho na qualidade das informações para qualquer empresa, porém existe uma caminhada até que esse ponto seja atingido e esse caminho se chama IMPLANTAÇÃO.

Como em todo processo de mudanças, a implantação de um software pede dedicação, determinação e entusiasmo além, obviamente, de um plano de ação.

Considerando isso, devemos ressaltar que, mais importante que a tecnologia, são as pessoas envolvidas nesse processo pois elas é que farão toda a diferença.

Em grandes corporações, o planejamento e estruturação da implantação de um ERP acontece de forma completamente diferente das PMEs.

Normalmente, em grandes empresas questões como planejamento, tamanho de equipe e prazo são pontos considerados e preparados para qualquer desafio.

Dificilmente isso acontece nas empresas brasileiras de menor porte.

Baseados em nossa experiência, vamos destacar os pontos mais desafiadores no processo de implantação nas Pequenas e Médias confecções:

#1. SUBESTIMAR O TEMPO NECESSÁRIO PARA TREINAMENTOS

A primeira grande falha tanto de quem compra o sistema como de quem vende está em não ter a devida atenção com as horas de treinamento necessárias para a implementação adequada.

As horas de treinamento sugeridas pelas empresas de TI talvez sejam um dos grandes pontos de discussão entre as empresas devido ao custo.

Nenhum empresário quer gastar dinheiro à toa e está aí o ponto crucial, pois muitos acreditam que treinar seu funcionário é gasto e não investimento.

Oferecer a quantidade de horas necessária para não só capacitar o funcionário, mas também para considerar e tratar cada detalhe dos processos internos, é o que faz toda a diferença a médio e longo prazo, mas no momento da compra do software, o empresário foca tanto no valor do projeto, que muitas vezes esquece que o pulo do gato não está em economizar, mas em potencializar aquela aquisição.

 #2. ESCOLHER A FERRAMENTA ERRADA

Comprar um ERP é como comprar um carro: existem vários modelos e vários fabricantes e o melhor, não é necessariamente o mais bonito ou o mais barato, mas sim aquele que atende às suas necessidades, sem desconsiderar o seu gosto pessoal ou estilo de vida.

Para escolher um ERP, a empresa deve procurar inicialmente, um software que atenda às necessidades do seu segmento, e acredite: existem ótimos softwares prontos, desenvolvidos de forma segmentada, e dentro desta seleção considerar o preço x ferramentas oferecidas.

Melhor dizendo, não feche um contrato sem analisar os concorrentes e sem considerar qual a ferramenta que atenderá a sua empresa e, principalmente a sua equipe, pois muitos softwares são bons, mas o atendimento é péssimo.

Caso encontre uma solução perfeita, mas essa não caiba no orçamento da sua empresa, negocie prazo e condições de pagamento, mas não compre um Fusca se sua necessidade é uma Kombi, pois isso sim é uma compra cara.

#3. DESCONSIDERAR O PODER DA EQUIPE

A alma da empresa é o seu time  e desrespeitar essa regra é o maior erro que pode ser cometido tanto pelas empresas de tecnologia, quanto pelos gestores.

Nenhuma tecnologia poderá ser implantada com sucesso, se não houver o engajamento da equipe, e é impossível engajar um time sem envolve-lo em todas as etapas, sem divulgar o planejamento estratégico e principalmente, sem compartilhar o plano tático.

É muito comum presenciarmos reuniões de pré-projeto, onde o discurso é feito em um tom imposição e terrorismo, ignorando que quem carrega a arma e aciona o gatilho é o soldado e não o general.

Convidar os funcionários para assistir à apresentação do ERP e estimula-lo a participar perguntando e expressando sua opinião e depois, considerar todas as observações do time, para montar o plano de implantação e cronograma de treinamentos fará com que os colaboradores se sintam participantes nesse processo mudança.

Um outro ponto crucial é respeitar e preparar emocionalmente esses colaboradores para o processo de mudança, afinal ele precisa confiar que a tecnologia será não só um novo colega de trabalho, mas provavelmente seu assistente direto, e não o inimigo que irá “roubar” seu posto de trabalho ou a oportunidade de reconhecimento na empresa.

 #4. CONFUNDIR O SOFTWARE COM PROCESSOS INTERNOS

Um equívoco comum é a confusão entre os processos internos e as regras de uso do software.

Muitas empresas enfrentam problemas de falta de estruturação e regras de trabalho e entendem que a implantação de um software irá resolver essa demanda, porém não acrescentam essa necessidade no escopo do projeto, ou seja, para economizar na compra da ferramenta não consideram o tempo necessário para desenhar e validar cada etapa do processo.

O grande segredo para se fazer uma bela viagem, não é saber dirigir, mas saber qual a melhor estrada te levará para o destino que você escolheu.

A empresa de softwares, nos treinamentos te ensinará a dirigir e poderá te ajudar a escolher a melhor estrada (desenhar processos), se esse serviço estiver incluso no projeto, porém é fundamental que você saiba qual é o destino final (regras do seu negócio) e para isso o acompanhamento do gestor e o comprometimento da sua equipe é fundamental.

 #5. NÃO ACEITAR QUE A IMPLANTAÇÃO PRECISA DE TEMPO E É FEITA DE MUITOS ACERTOS E ALGUNS ERROS

Diferente de grandes empresas, as médias e pequenas implantam um ERP com a empresa em funcionamento.

A limitação de recursos financeiros e equipe enxuta, não permite que todos os processos sejam executados simultaneamente em dois softwares por muito tempo, e em muitos casos, em tempo algum.

Essa condição pede que a implantação seja feita na “raça”, ou seja, o funcionário é treinado enquanto executa o processo na base oficial da empresa. Sem base de homologação e sem sistema paralelo.

Apesar de desafiador, sim é possível fazer uma implantação com esse formato.

Para que esse processo seja um sucesso é fundamental, que todos na empresa estejam cientes da responsabilidade de cada um e dos possíveis erros que acontecerão pelo caminho.

Também é  importante lembrar que mesmo já estando com o novo software parcialmente em uso, o período de implantação estará vigente até que 100% dos processos sejam cobertos pela nova ferramenta.

Respeitar esse prazo e estar disposto a lidar com possíveis erros é primordial para que esse período seja vencido com menos estresse e mais resultados.

Mirtis Fernandes
CPO da VST Soluções e Softwares

 

 


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