4 dicas para otimizar sua rotina e sobrar tempo para planejar

4 dicas para otimizar sua rotina e sobrar tempo para planejar

O pequeno empresário enfrenta diariamente uma rotina abarrotada de tarefas. Isso ocorre quando ele é o responsável direto por diversas áreas do negócio, que vai da definição de estratégia até o controle de estoque, por exemplo.

Neste artigo trazemos quatro dicas de gestão que darão aos empresários a possibilidade de se concentrar no crescimento do negócio, em vez de focar apenas os problemas diários.

#1. Descentralize a informação
Em muitas confecções se vê uma dependência quase exclusiva de determinados funcionários que, é muito comum este cenário porem isto não é positivo para a empresa, o motivo é muito simples, caso algo ocorre com este colaborador (doença, demissão, acidente…) os setores que dependem das informações que este detém ficam ‘a ver navios’.

Existem 2 motivos básicos que explicam a existência desta centralização, a primeira é quando o funcionário possui uma insegurança enorme de perder o emprego e colabora e incentiva esta centralização. O colaborador acredita que tendo funções fundamentais a chance dele ser demitido é menor, isso evidencia uma insegurança enorme com relação a sua própria capacidade profissional. Cabe ao gestor analisar a situação e ajuda-lo a se sentir mais seguro, ao passo que descentralize suas funções.

Esta insegurança aparece também quando a empresa implementa uma nova maneira de gestão e o colaborador ‘funil’ perde destaque neste novo processo, é bem difícil.

Descentralizar a informação permite que a empresa ganhe velocidade, independência e auto suficiência em sua execução de atividades. No final, a empresa lucra mais e o funcionário também se vê na situação de atualizar suas crenças e metodologias de trabalho.

#2. Obedeça ao plano mestre e acompanhe
Em confecção existe o que chamamos de Plano mestre, a sua função é antecipar processos afim de conseguir enxergar alguns cenários que ocorrerão com aquele pedido ou ordem de produção. É uma ferramenta fantástica de gestão porem, muito pouco utilizada pela empresa, o grande motivo disto? O plano mestre possui informações que advém de outros departamentos, caso os gestores deste outros setores ofereçam informações imprecisas, de veracidade duvidosa ou pior, não informem tais parâmetros isso acaba prejudicando a gestão de processos.

Onde isto pode prejudicar? Na empresa toda. Um grande exemplo deste prejuízo é na indústria de uniformes, neste segmento o processo de e produção e venda funciona de maneira inversa ao segmento de moda.

No segmento de moda, em primeiro lugar se produz para depois vender, já no workwear primeiro se vende o modelo para depois ser fabricar. O plano mestre é fundamental neste momento, pois, o cliente workwear fica sabendo o prazo de entrega no momento do pedido e convenhamos atrasar pedido não é interessante.

Conscientizar os gestores e colaboradores sobre o plano mestre é fundamental para minimizar erros e antecipar cenários desagradáveis que a empresa, por ventura, poderá ter.

#3. Estabeleça processos
Para imaturidade, mas, processos não são muito respeitados dentro da industria de confecção. Para que a descentralização de tarefas funcione, é importante ter processos bem definidos. Os processos são roteiros a serem seguidos para cada tarefa dentro da empresa, e esses roteiros precisam estar para qualquer colaborador, pois, não é difícil de encontrar funcionários que ficam ‘a toa’ em alguns dias, isso é inaceitável.

Dentro da lógica produtiva, caso o colaborador ou gestor esteja com função ociosa a gerencia deve imediatamente rever os números e decidir se este funcionário fica ou será despedido. Ter claro a função e principalmente, a eficiência do colaborador dentro do quadro de gestão melhora muito a dinâmica de processos e os resultados da empresa.

#4. Automatize o máximo possível.
Em se tratando de dicas de gestão para PME, um dos melhores conselhos é o investimento em automação.

Como já mencionamos, os proprietários de PME têm diversas responsabilidades diretamente ligadas a eles e, com isso, acabam tendo o tempo consumido por tarefas rotineiras, em vez de realmente trabalharem para fazer o negócio crescer.

Para combater esse problema, a automação de processos se tornou um facilitador altamente estratégico de controle e agilidade de negócios.

Com o uso de softwares, é possível aperfeiçoar e otimizar as funções críticas da empresa, como:

  • Controle total de estoque;
  • Vendas integradas com exigências fiscais;
  • Controle de fluxo de caixa;
  • Gerenciamento financeiro;
  • Cadastro de clientes.

Estes atributos são básicos dentro do processo produtivo, ideal mesmo será quando seu sistema lhe permitir cruzar informações vitais de maneira fácil e descomplicada. O gestor precisa te ao seu alcance informações como:

  • Controle contábil e controle financeiro separados;
  • Projeção de contas a pagar / receber;
  • Fluxo de caixa projetado;
  • Controle orçamentário;
  • Estoque em poder de terceiros;
  • Projeção de estoque;

Estas são indicações de gestão objetivas que, quando aplicadas, proporcionam grande impacto na rotina do negócio. Se você vive uma realidade de não ter tempo suficiente para planejar o crescimento da empresa por causa da rotina diária, comece hoje mesmo a colocá-las em prática no seu negócio.

 

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